نحوه ثبت سند حسابداری هزینه آب خیریه چگونه است

در ایران، ثبت سند حسابداری هزینه آب مصرفی یک خیریه تفاوت چندانی با سایر سازمان‌ها ندارد، اما باید به ماهیت غیرانتفاعی خیریه و لزوم شفافیت در هزینه‌ها توجه شود. در اینجا یک راهنمای کلی برای ثبت این سند ارائه می‌شود:

**1. تعیین ماهیت هزینه:**

* **آیا هزینه آب مستقیماً برای فعالیت‌های خیریه استفاده می‌شود؟** به عنوان مثال، آب مصرفی برای پخت غذا برای نیازمندان یا آبیاری زمین کشاورزی متعلق به خیریه که محصولات آن به نیازمندان داده می‌شود. در این صورت، هزینه مستقیماً به عنوان هزینه فعالیت خیریه ثبت می‌شود.
* **آیا هزینه آب مربوط به ساختمان اداری یا تأسیسات خیریه است؟** در این صورت، هزینه به عنوان هزینه اداری و عمومی ثبت می‌شود.
* **آیا بخشی از هزینه مربوط به فعالیت خیریه و بخشی مربوط به فعالیت اداری است؟** در این حالت، باید هزینه را به صورت منطقی (مثلاً بر اساس متراژ یا تعداد نفرات) بین این دو بخش تخصیص داد.

**2. مدارک مورد نیاز:**

* **صورتحساب آب:** این صورتحساب باید حاوی نام خیریه، آدرس، دوره مصرف، مبلغ قابل پرداخت و سایر جزئیات مربوطه باشد.
* **رسید پرداخت:** رسید بانکی یا فیش واریزی که نشان‌دهنده پرداخت مبلغ صورتحساب باشد.
* **مستندات تخصیص هزینه (در صورت نیاز):** اگر هزینه آب بین فعالیت‌های خیریه و اداری تخصیص داده شده است، باید مستنداتی وجود داشته باشد که مبنای تخصیص را نشان دهد (مثلاً گزارش متراژ یا تعداد نفرات).

**3. نحوه ثبت سند حسابداری:**

فرض کنید خیریه "امید فردا" در آبان ماه سال 1402 مبلغ 5,000,000 ریال بابت آب مصرفی ساختمان اداری خود پرداخت کرده است. سند حسابداری به شکل زیر ثبت می‌شود:

| کد حساب | شرح حساب | بدهکار (ریال) | بستانکار (ریال) |
| :-------: | :---------------------------------------- | :-------------: | :---------------: |
| 620101 | هزینه آب و فاضلاب (هزینه اداری و عمومی) | 5,000,000 | |
| 100101 | بانک (حساب جاری) | | 5,000,000 |
| | **شرح سند:** ثبت هزینه آب مصرفی ساختمان اداری برای دوره آبان 1402 بر اساس صورتحساب شماره ... و رسید پرداخت شماره ... | | |

**توضیحات:**

* **کد حساب:** این کدها بر اساس چارت حسابداری خیریه تعیین می‌شوند. کد 620101 یک نمونه برای هزینه آب و فاضلاب اداری است و کد 100101 یک نمونه برای حساب جاری بانکی است. خیریه باید از کدهای متناسب با سیستم حسابداری خود استفاده کند.
* **شرح حساب:** شرح حساب باید واضح و دقیق باشد و ماهیت هزینه را مشخص کند.
* **بدهکار/بستانکار:** هزینه آب به عنوان یک هزینه، در سمت بدهکار ثبت می‌شود و کاهش موجودی بانک در سمت بستانکار ثبت می‌شود.
* **شرح سند:** شرح سند باید به طور خلاصه اطلاعات مهم مربوط به سند را ارائه دهد، از جمله دوره مصرف، شماره صورتحساب و شماره رسید پرداخت.

**نکات مهم:**

* **رعایت استانداردهای حسابداری:** خیریه‌ها باید استانداردهای حسابداری مربوط به سازمان‌های غیرانتفاعی را رعایت کنند.
* **شفافیت:** ثبت دقیق و شفاف هزینه‌ها برای حفظ اعتماد اهداکنندگان و ذینفعان ضروری است.
* **نگهداری اسناد:** تمام مدارک مربوط به هزینه‌ها (صورتحساب‌ها، رسیدهای پرداخت، مستندات تخصیص) باید به درستی بایگانی و نگهداری شوند.
* **استفاده از نرم‌افزار حسابداری:** استفاده از نرم‌افزار حسابداری می‌تواند فرآیند ثبت و گزارش‌دهی هزینه‌ها را تسهیل کند.
* **مشاوره با حسابدار:** در صورت نیاز، خیریه می‌تواند از خدمات یک حسابدار متخصص در امور سازمان‌های غیرانتفاعی استفاده کند.

**مثال دیگر:**

اگر خیریه "امید فردا" مبلغ 3,000,000 ریال بابت آب مصرفی برای آبیاری زمین کشاورزی متعلق به خیریه که محصولات آن به نیازمندان داده می‌شود، پرداخت کرده باشد، سند حسابداری به شکل زیر ثبت می‌شود:

| کد حساب | شرح حساب | بدهکار (ریال) | بستانکار (ریال) |
| :-------: | :------------------------------------------------ | :-------------: | :---------------: |
| 710205 | هزینه آب و فاضلاب (فعالیت‌های کمک‌رسانی مستقیم) | 3,000,000 | |
| 100101 | بانک (حساب جاری) | | 3,000,000 |
| | **شرح سند:** ثبت هزینه آب مصرفی آبیاری زمین کشاورزی جهت کمک‌رسانی مستقیم در دوره آبان 1402 بر اساس صورتحساب شماره ... و رسید پرداخت شماره ... | | |

در این مثال، کد حساب 710205 یک نمونه برای هزینه‌های مربوط به فعالیت‌های کمک‌رسانی مستقیم است.

با رعایت این نکات و استفاده از راهنمایی‌های ارائه شده، خیریه‌ها می‌توانند هزینه‌های آب را به درستی در سیستم حسابداری خود ثبت کنند و گزارش‌های مالی شفافی ارائه دهند.

اگر حسابدار هستید یا موسسه حسابداری دارید در سایت هزار حسابدار به نشانی https://www.HezarHesabdar.ir می توانید رزومه و آگهی خود را ثبت کنید. این سایت این امکان را به حسابدارها و موسسات حسابداری می دهد تا خود را به مشتریان معرفی کنند.